Privacybeleid

1. Wie zijn wij

DocFlow (bonbot.smanhoff.be) is een product van Den Boetiek, onderdeel van Hofman Consulting BV. Voor alle vragen over privacy en gegevensverwerking kan je terecht op sander@denboetiek.be.

2. Welke gegevens verwerken we

Om DocFlow te laten werken verwerken we:

• Accountgegevens: naam, e-mailadres en bedrijfsgegevens van gebruikers.
• Documentgegevens: de PDF's die je uploadt (leveringsbonnen, verzekeringsopdrachten, mutualiteitsoverzichten) en de daaruit geëxtraheerde gegevens.
• Boekhoudkoppelingen: OAuth-tokens en boekingsgegevens die worden uitgewisseld met Exact Online.
• Technische gegevens: logbestanden voor beveiliging en foutopsporing.

3. Waarom we deze gegevens verwerken

We gebruiken jouw gegevens uitsluitend om documenten te classificeren, gegevens te extraheren en — na jouw goedkeuring — boekingen te verwerken in je boekhoudpakket. We gebruiken je gegevens niet voor advertentiedoeleinden en verkopen ze niet aan derden.

4. Waar staan je gegevens

Alle gegevens worden verwerkt en opgeslagen op servers binnen de Europese Unie. Documenten worden versleuteld opgeslagen en enkel gebruikt voor de verwerking van jouw eigen documenten.

5. AI-verwerking

DocFlow gebruikt AI-modellen om documenten te classificeren en gegevens te extraheren. Elke extractie wordt aan jou voorgelegd ter controle en goedkeuring voordat er een boeking wordt aangemaakt. Geüploade documenten worden niet gebruikt om onderliggende AI-modellen te trainen.

6. Bewaartermijn

We bewaren documenten en boekingsgegevens zolang je klant bent bij DocFlow, en nadien nog zo lang als wettelijk vereist is (onder meer voor boekhoudkundige bewaarplicht). Je kan op elk moment vragen om je gegevens te laten verwijderen, met inachtneming van deze wettelijke verplichtingen.

7. Jouw rechten

Onder de AVG/GDPR heb je recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid van je gegevens en het recht om bezwaar te maken. Neem hiervoor contact op via sander@denboetiek.be.

8. Wijzigingen

Dit privacybeleid kan van tijd tot tijd worden bijgewerkt. De meest recente versie is steeds beschikbaar op bonbot.smanhoff.be/privacy.